امروزه سازمان های ارتباطی شروع به درس گرفتن از امور کارآفرینی می کنند، از مدل های نوین اندازی گرفته تا استفاده از آن برای تیم های شرکت بهره می برند. در کمپانی Lenovo، ما این کار را هم انجام می دهیم – این طرح مدیر ارشد ارتباطات ما است.

ما در حال تغییر تیم جهانی خود از مدل سلسله مراتبی سنتی هستیم که احتمالا با آن آشنا هستید: مدلی که در آن کارکنان بخش مدیران اداری و یا کارمندان ستادی به عنوان نیروی داخلی تعریف شده و توسط ارتباطات داخلی در مقابل خارجی در نظر گرفته می شوند. ما در حال حرکت به یک مدل چابک در زمینه موضوعات اصلی هستیم و می خواهیم این مدل جدید را راه اندازی کنیم. این برنامه ها از طریق شرکت مادر و با اعتبار نام تجاری آن تغذیه می شوند. ارتباطات جهانی متعلق به هر دو این گروه ها ها با  مسئولیت های مشخص است. بنابراین، سوالی مطرح می گردد چگونه ما می توانیم اطمینان حاصل کنیم که این برنامه ها که انتخاب کرده ایم، درست عمل خواهند کرد؟ روشن است با استفاده از داده ها.

بنیاد اطلاعاتی را بسازید

از نظر ادراکی درمورد بازارهای کلیدی، موضوعاتی که شرکت تان را در آن قرار می دهید، برای تقویت شهرت اهمیت دارند. مانند تمامی  بخش بندی های بازار، شما می توانید هر تعداد برنامه را انتخاب کنید. ما تعدادی از موضوعات مناسب برای مقیاس و منابع خود را جمع آوری کرده ایم و به اندازه کافی برای پوشش دادن زمینه های کلیدی که بیشتر به شهرت ما بستگی دارد را اطلاعات جمع آوری کرده ایم.

البته، بازارها، نظرات عمومی و در نتیجه، تغییرات داده ها در طول زمان باید مد نظر قرار گیرند. اگر ما حتی تحقیقات انجام شده را به صورت عمیق تر نیز انجام می دادیم، بیشتر از یک ماه زمان نمی برد، من شرط می بندم حالا که ما این عوامل را دقیق تر می بینیم. البته، آنچه که افکار عمومی را دربر می گیرد، ترکیبی از آنچه اتفاق می افتد در صنعت و اقدامات شما به عنوان یک شرکت است. ما بیشتر بر آنچه که می توانیم به طور مستقیم، مانند خانه های ارتباطات و ابتکارات خودمان، انجام دهیم تمرکز می کنیم.

به خاطر داشته باشید که تمایز بین داده های محرمانه و اطلاعاتی امری آگاهانه است. و می تواند بین علت و معلومات بیشتر ارتباط برقرار کند، ناما در عین حال  می تواند با دیدن مسیر، دیدگاه شما را از بین ببرد، تا چشم انداز وسیع را نادیده بگیرید. دومین مورد می تواند به شما جهتی ستراتژیک بدهد، اما تمام پاسخ ها برای پیوند دادن تاکتیک ها به نتایج مشخص نیست. با انتخاب آگاهانه از داده ها، که بستگی به نحوه طراحی مدل برنامه را با داده ها دارد، و با تجزیه و تحلیل هایی که همه کارها را انجام می دهد می توان این وظیفه را به خوبی به انجام رسانید.

تمرکز بر روی برنامه یا تم هسته ای

بخش پر جنب و جوش مدل بر روی موضوعات اصلی و تیم های افراد مرتبط با هر یک تمرکز دارد. در نظر بگیرید که برنامه تیم اول ممکن است دارای فردی باشد که متعلق به تیم دیگری با برنامه دوم است و آن تیم نیز با تیم دیگری از دارای  عضو مشترک ولی برنامه های اجرایی و تم ها متفاوت است. این ساختار به مردم اجازه می دهد تا به صورت واضح و با ارتباطات باز اتفاقات و تغییرات  میان تم ها را ببینند و به جای آن که منزوی شده و به حیطه  خاصی محدود شوند می توانند بیشتر به هر کاری که علاقه دارند مشارکت کنند.

ما عمدا این روند را برای نوآوری تصادفی طراحی می کنیم. با این حال، مدل شکاف انتظارات، به معنای خطوط سخت برای کار هر فرد نیست. در عوض، مشاغل در مورد دستورالعمل ها بیشتر تمرکز می کنند تا در یک فهرست پیشگیرانه از تاکتیک های شغلی برای اجرای هر وظیفه موارد لازم را تهیه و تدوین کنند.

با این تعریف، صفت چابک به معنی حرکت سریع و راحت است. این انعطاف پذیری اجازه می دهد تا برای کشف فرصت های جدید، راه اندازی راه حل های جدید، یادگیری از اشتباهات سریع تر و ابتکارات نوآورانه که تاثیر بیشتری در تأثیر بر شهرت داشته باشند بهتر و کارا تر عمل کنیم.

اعضای تیم شما

یک مدل مانند این فقط به گونه ای کار می کند که افرادی که به آن متصل هستید کار می کنند. شما باید تیم خود را به خوبی بشناسید – شخصیت ها، مهارت ها و سبک های کاری آنها را بررسی نمایید. و بدانید  هر کسی همواره نمی تواند سرعت مد نظر شما  را بپذیرد. برخی ممکن است به آن جا نروند، مهم است که در مورد تغییر ساختار و عملیات به عنوان یک تکامل فکر کنید که می تواند در طول سفر بهینه سازی شده و بهبود یابد.

همچنین ممکن است مفید باشد که افرادی را که به وسیله برنامه اصلی به عنوان متخصصان در تیم تعبیه شده اند، به راحتی در بین تیم ها شناور شوند، چرا که نیاز به متخصصان هنوز وجود دارد. متخصصان اصلی مهارت ها را برای کمک به جهت دهی  تلاش های تیم های متمرکز برای موفقیت به خوبی به دست می آورند. متخصصان می توانند تیم های موضوعی را در زمینه هایی مانند رسانه های اجتماعی، استراتژی محتوا و تقویت و روابط تأثیرگذار تطبیق دهند.

در این جهان پر مخاطره و پیچیده، شکستن مدل عملیاتی سلسله مراتبی، برای کارکنان چندین مزیت را به همراه می آورد: همکاری بیشتر منجر به یادگیری سریع تر، دسترسی به دیدگاه های جدید و متفاوت و رشد سریع تر و خستگی کمتر می شود. علاوه بر این، داشتن بازخورد از مدیران مختلف می تواند به پیشرفت شغلی فرد کمک کند.

بر اساس تعریف چابک بودن، مدل همواره در حال حرکت است. این به ما انعطاف پذیری لازم را می دهد تا افرادی را از تیمی به تیم دیگر منتقل کنیم، تغییراتی را که در هر لحظه از لحاظ تاریخی اهمیت دارد انجام دهیم، بسته به آنچه داده ها به ما می گوید حتی ممکن است لازم شود برنامه اصلی را اضافه یا حذف کنیم. اگر داده ها به ما نشان دهند و آن را تصدیق کنند یک موضوع مهم تر می شود، و ما در زمان مقتضی  می توانیم پاسخگو باشیم و افراد را به سمت آن حرکت دهیم تا در آن زمینه تا زمانی که نیاز است، عملیات لازم اجرا شود.

به طور کلی ارتباطات روزمره خود  پاسخگو است – پاسخگو به داده ها، پاسخگو به جهان اطراف مان، پاسخگو به آنچه که شرکت نیاز دارد. و به این ترتیب، ما معتقدیم، یک روش بهتر و مدرن تر برای کمک به حل چالش های تجاری در راه است.

منبع: FORBES
ترجمه شده در گروه مجله بیستک به قلم  آناهیتا قوامی