ده سوال کاربردی که شما را به سمت "مدیریت بهتر زمان" هدایت می کند - بیستک

من مشکل وسواس با زمان دارم. البته بهتر است این طور بگویم که وسواس من بیش تر از این که در خصوص زمان باشد، در ارتباط با میزان کارایی و بازده کاری است. افرادی که برای مدت زمان طولانی با من و مطالب من همراه بوده اند و نوشته های من را خوانده اند می دانند که من یک سال از زندگی خود را صرف بررسی و تحقیق در خصوص بازده کاری و کارامدی در کار کرده ام و در این خصوص با بیش از هفت میلیونر بزرگ جهان، سیزده قهرمان المپیک، بیست و نه نفر از دانش آموختگان درجه ی یک و بیش از ۲۳۹ کار آفرین موفق در خصوص عادت هایی که موجب افزایش کارامدی شان می شود، مصاحبه کرده ام و اطلاعاتی را جمع آوری کرده ام.

در نتیجه بعید به نظر می رسید که در زمینه نظم و مدیریت زمان و افزایش بازدهی کتاب جدیدی را پیدا کنم که به من موارد جدیدی را در این خصوص بیاموزد و موجب تغییر در عادت ها و رفتار های مدیریت زمان من شود. اما اخیرا با همچین عنوانی رو به رو شدن و در نتیجه فرصتی یافتم تا با ناشر و نویسنده این مطلب صحبتی داشته باشم و مواردی را در این زمینه بررسی کنم.

Matt East یک کار آفرین بسیار موفق است و آموزش دهنده ی چگونگی افزایش بازدهی و کارامدی در کار است؛ از همه مهم تر این که او نویسنده و ناشر کتاب روش های برنامه ریزی هدف مند است. او در این کتاب به این موضوع که چگونه می توانید روز خود را برنامه ریزی کرده و نبض امور را در دست تان بگیرید و مدیریت زمان تان را در کنترل خود در بیاورید، صحبت کرده است. او در این کتاب این موضوع را نیز مطرح کرده که با وجودی که مبحث مدیریت زمان امری ساده و بسیار پر منفعت است اما در واقع انجام دادن آن عملی نیست.

در ادامه مکالمه ها و گفت و گو های بیش تری که در خصوص این کتاب با او داشته ام را برای شما ارائه کرده ام.

Kevin Kruse: چطور تا این میزان نسبت به موضوع کارامدی و بازده کاری مشتاق و علاقه مند شدید؟

Matt East: من برای مدتی در خصوص این که چطور افراد موفق در دنیا زمان خود را برنامه ریزی و مدیریت می کنند، مطالعه می کردم. در این بررسی متوجه شدم که موفق ترین افراد در دنیا در واقع آن دسته از افرادی هستند که زمان خود را به صورت کاملا هدف مند و برنامه ریزی شده می گذرانند و روی اولویت های شان تمرکز می کنند. من با مطالعه ی کار های شما متوجه شدم که شما نیز به قدرت اولویت بندی کار ها و هدف گذاری هر آن چه که در روز می خواهید به آن دست یابید، باور دارید. شما فکر نمی کنید که دانستن و شفاف بودن در خصوص آن چه که می خواهید انجام دهید در واقع به نوبه ی خود بخش عمده ای از مسیر پیش روی شما را تشکیل می دهد؟

Kruse: در این خصوص شک نداشته باشید، در واقع به جای این که ما در خصوص مدیریت زمان فکر کنیم، ما باید در ارتباط با مدیریت اولویت ها صحبت کنیم. شما چطور اولویت های خود را تعریف می کنید؟

East: برای من اولویت به معنای هر چیزی است که اهمیت و معنی مشخصی برایم داشته باشد. در بیش تر مواقع اولویت های روزانه ی من حول مواردی مانند پروژه های مربوط به کارم است که یا در خانه یا در محیط کار روی آن ها تمرکز می کنم. همچنین برخی از اولویت های روزمره ی من مربوط به فعالیت هایی است که در طول روز می خواهم انجام دهم یا روابطی است که می خواهم آن ها را گسترش دهم.

من عاشق یک نقل قول از شعر Mary Oliver هستم که می گوید: به من بگو، برنامه ی شما برای گذراندن زندگی گرانبها و در حال گذرتان چیست؟

Kruse: بسیار عالی، بر این اساس واقعا چطور باید این کار را انجام دهیم؟ چطور می توانیم برنامه ریزی روزانه خود را مشخص کنیم؟

East: من توصیه می کنم که هر روز صبح از این ده سوال هدایت کننده استفاده کنید تا به شما برای یافتن اولویت های هر روزتان کمک کند. این سوالات می توانند به جریان یافتن ایده های شما کمک کنند و به شما برای این که اولویت های روزانه تان چه چیز هایی می تواند باشد، ایده می دهد. این سوالات شامل موارد زیر است:

اگر تنها امروز بتوانم به یک چیز دست یابم، آن مورد چه چیزی می تواند باشد؟
دومین چیز مهمی که باید آن را تکمیل کنم و انجام دهم، چه موردی است؟
سومین موضوع دارای اهمیت چه چیزی است؟
چه موارد دیگری نیاز به انجام شدن و تکمیل شدن دارند؟
تکمیل کردن و به انجام رساندن چه چیزی می تواند در پایان روز و بررسی عملکرد روزانه ام موجب خشنودی و احساس رضایت من شود؟
انجام دادن چه کارهایی می تواند من را به دستیابی و رسیدن به هدفم نزدیک تر کند؟
آیا پروژه ها یا کار هایی وجود دارد که متعلق به دیگر افراد باشد اما من نیز بتوانم آن ها را دنبال کنم؟
چه روابط کلیدی در زندگی روزمره من می تواند موجب افزایش انرژی امروز من شود؟
امروز چه کار هایی را می توانم انجام دهم که به واسطه ی آن ها استرس را از زندگی ام حذف کنم؟
چه کارها و وظایفی را می توانم امروز به فرد دیگری واگذار کنم؟

Kruse: خب بنابراین در صورتی که یکی از مشتریان یا مخاطبان شما در پاسخ به شما بگویند که اولویت آن ها خواندن کتاب و نوشیدن یک لیوان نوشیدنی است، پاسخ شما چه خواهد بود؟

East: این دسته از افراد نیز سورپرایز کننده خواهند بود ولی با این حال من از این ایده نیز صد درصد حمایت خواهم کرد. من به همچین شخصی می گویم که این مورد را نیز برنامه ریزی کن و آن را در اولویت خود قرار بده، حتی زمان و تایم بندی آن را نیز روی تقویم مشخص کن و در این زمینه عمل کن. من یکی از طرفداران بزرگ اولویت بندی و برنامه ریزی اوقات فراغت و زمان های استراحت نیز هستم. من برای این ایده دو فایده بزرگ می بینم. اول از همه این که، این کار به شما کمک می کند در طول فعالیت هایی که در اوقات فراغت انجام می دهید، حضور پررنگ تری داشته باشید. برای بیش تر مشتریان من، که بسیار فعال و پر کار هستند و دستاورد های زیادی نیز داشته اند، این کار به آن ها این اجازه را می دهد تا بدون احساس عذاب وجدان به فعالیت های تفریحی در اوقات فراغت شان نیز بپردازند و این دستاورد بسیار بزرگی برای آن ها محسوب می شود.

Kruse: آیا کتاب شما صرفا در خصوص برنامه ریزی و تعیین اولویت های روزانه است؟

East: شفاف بودن و مشخص بودن در خصوص اولویت های روزانه یکی از راه هایی است که می توان از موثر بودن برنامه ریزی زمانی و کارامدی در استفاده از زمانی که در اختیار ما است، اطمینان حاصل کرد. اما با این حال رفتار های دانشمندان به ما نشان می دهد که عادات ما تنها ۴۰ درصد از روز ما را صرف می کنند. به همین دلیل این کتاب رویکرد ها و راه هایی را نیز به اشتراک می گذارد که چگونگی هدف مند بودن عادت ها و کار ها را نیز مورد بحث قرار می دهد، تا از این طریق اطمینان حاصل کنیم که زمان خود را کاملا برنامه ریزی شده و هدف مند، معنی دار و تا جای ممکن کارامد و پر بازده سپری می کنیم.

Kruse: شما بیش تر زمان خود را صرف آموزش و راهنمایی تک نفره مدیرانی موفق و با کارامدی بالا کرده اید. سوال من این است که چرا این متود را در این کتاب با عموم به اشتراک گذاشته اید؟

East: زمانی که من شروع به استفاده از این روش برای برنامه ریزی تایم روزانه خود کردم، پیشرفتی که در دستیابی به اهداف خود داشتم به طرز شگفت آوری سرعت گرفت و چند برابر شد؛ چیزی که تا پیش از آن حتی تصور آن نیز غیر ممکن بود. من احساس کردم با این روند قدرتی فوق العاده در مدیریت و برنامه ریزی زمان خود دارم و از این رو بعد از آن شروع به معرفی این رویکرد به مشتریان خود کردم تا بتوانم به آن ها برای موفقیت شان کمک کنم و از طرفی نیز اعتبار این روش را تایید کنم. من می خواستم ببینم که این روش به همان اندازه که به من کمک کرده بود می توانست به دیگر افراد نیز کمک کند و برای آن ها نتیجه بخش باشد یا خیر. بعد از این که دیدم بیش تر مشتریانم یکی بعد از دیگری بعد از استفاده کردن از این روش به موفقیت های زیادی دست یافتند، من به شخصه در خصوص نوشتن این کتاب احساس وظیفه می کردم و سعی کردم این روش را تا جای ممکن با بیش تر افراد جامعه به اشتراک بگذارم. با اموزش و به اشتراک گذاشتن فرد به فرد این روش در جلسه های خصوصی، از نفع بردن تعداد بسیاری از افراد از این رویکرد جلوگیری می شد و این مانعی برای کمک کردن به همه بود. همان طور که خود شما نیز می دانید، به اشتراک گذاشتن ایده ها در یک کتاب بسیار قابل قیاس تر و گسترش پذیر تر از آموزش فردی آن است. من هیچ شکی در این خصوص ندارم که این کتاب بهترین روش های برنامه ریزی روزانه را به اشتراک گذاشته است. من باید این کتاب را می نوشتم و واقعا برای به اشتراک گذاشتن روش برنامه ریزی هدف مند زمان روزانه، یک وظیفه ی اخلاقی و انسانی را احساس می کردم.