درست همین جا است: تصور کنید ما برای شما یک راهنمای کامل و قطعی را ارائه می دهیم تا به واسطه ی آن بتوانید به بهترین شکل ممکن زمان تان را مدیریت کنید و هر کاری را به انجام برسانید. حتی مطابق این راهکار مدیریت زمان، نه تنها تمامی کار های خود را انجام دهید بلکه زمان اضافه نیز پیدا کنید تا بتوانید تایمی را با خانواده تان بگذرانید یا این که رو به روی تلویزیون بنشینید و فیلم مورد علاقه تان را ببینید. با کمک این رویکرد مدیریت زمان شما قادر خواهید بود همه ی کار ها را بهتر و بیش تر انجام دهید، به نحوی که دیگر افراد اطراف شما از این که چطور شما قادر به انجام این همه کار با هم هستید، بدون این که فشاری به شما بیاید، شگفت زده خواهند شد.

نحوه ی درست مدیریت زمان

اما شاید این گفته کاملا مطابق واقعیت نباشد. اگر که حتما و به صورت قطعی یک راهکار ثابت و تضمین شده برای مدیریت زمان وجود داشت، قطعا تا کنون فردی به آن اشاره کرده بود و در خصوص آن ها میلیون ها کتاب نوشته شده بود و دوره های متعددی برگزار شده بود. حقیقت ناخوشایندی که برای اکثر کار آفرین ها و موسسان شرکت ها وجود دارد این است که در حال حاضر هیچ راه و روش ثابت شده و قطعی برای مدیریت زمان در یک روز کاری وجود ندارد که آن ها بتوانند به کمک آن کل زمان خود را سازمان دهی کرده و تایم خود را گسترش دهند تا بتوانند هر کاری که می خواهند را در یک روز انجام دهند و به اتمام برسانند و حتی در پایان نیز وقت اضافه ای برای استراحت کردن و ریلکس شدن داشته باشند. همه ی ما تنها می توانیم بهترین عملکرد خود را در راستای بهینه سازی زمانی که در اختیار مان است داشته باشیم و همچنین از صرف شدن بیش از حد وقت مان در کار جلوگیری کنیم تا مانع از عدم ارتباط و صرف وقت با خانواده شویم. در حالی که برای این مورد هنوز یک پاسخ قطعی و درست وجود ندارد، با این وجود نکات و مواردی وجود دارد که با یاد آوری و استفاده از آن ها ما می توانیم هر چه بهتر زمان خود را مدیریت کنیم و از آن استفاده بهینه را داشته باشیم.

زمان اختصاص داده شده به ایمیل های تان را محدود کنید.

به اعتقاد من هنوز هیچ چیزی زمان برتر و وقت گیر تر از ایمیل وجود ندارد یا حداقل هنوز اختراع نشده است. نوشتن یک ایمیل، خواندن ایمیل ها، پاسخ دادن به ایمیل ها؛ همه و همه جز مواردی هستند که کل زمان شما را به خود اختصاص می دهند. شما ساعت ها مشغول این موارد می شوید و ناگهان متوجه می شوید که ساعت های بسیاری را سپری کرده اید بدون این که هیچ کار دیگری را انجام داده باشید. در واقع بزرگ ترین ابزار ارتباطی ما در حال حاضر به قیمت کارایی و بازده ما تمام می شود. به همان میزان که این فرایند، یعنی ایمیل فرستادن و ایمیل خواندن لذت بخش است اما به شدت نیز زمان بر است. اما با این حال در حال حاضر در دنیای کسب و کاری امروز امکان استفاده نکردن و حذف ایمیل ها وجود ندارد. اما با این حال می توانیم نحوه ی استفاده کردن از ایمیل و نوع ارتباطی که با آن داریم را به نحوی تغییر دهیم تا مانع از هدر رفتن بیش از حد وقت مان شویم.

برای این منظور برای مثال می توانید دوره های زمانی مشخص شده ای را برای رسیدگی و پاسخ دهی به ایمیل های تان در نظر بگیرید و در مدتی مشخص به آن ها رسیدگی کنید. این رویه و نوع عملکرد را خصوصا کارآفرین های نابغه ای که در عین حرفه ای بودن، ادب و احترام را نیز در دستور کار خود دارند، در پیش می گیرند و اجرا می کنند. اما در نظر داشته باشید که این امر به این معنی نیست که کلا تنها به وقت خود بها دهید و به صورت کامل ایمیل های دیگران را نادیده بگیرید. ایمیل ها در دسته ابزار هایی هستند که برای شما کار می کنند، نه برای منظور های دیگر. در نتیجه بهتر است از کاربرد های نا سالم ایمیل دوری کنید تا بتوانید زمان کافی را برای انجام دادن مابقی کار های خود نیز داشته باشید.

تلفن همراه خود را کنار بگذارید.

درست مانند ایمیل ها، تلفن همراه نیز در صورتی که کنترل نشود، می تواند به عنوان یک عامل هدر دهنده و اتلاف کننده ی وقت شما در نظر گرفته شود. با وجودی که در کل زندگی روزمره افراد تماس های تلفنی به یک امر مصنوعی و روتین تبدیل شده است اما با این حال هنوز هم در دنیای کسب و کار تماس های تلفنی یکی از اجزای بسیار ضروری و حیاتی محسوب می شوند. در دنیای کسب و کار مان قطعا همه ی ما با افرادی مواجه شده ایم که تمایل دارند از طریق تماس های تلفنی وقت و بی وقت در خصوص معاملات و موارد مرتبط با تجارت شان صحبت کنند. در صورتی که تمام این موارد می توانند تنها در دو خط ایمیل نیز گنجانده شده و ارسال شوند. این تماس های تلفنی در زمان هایی نامناسب و بدون در نظر گرفتن شرایط ما برقرار می شوند و در صورتی که مقابل آن ها قرار نگیرید و تمامی درخواست های تماس های تلفنی روزانه را بپذیرید، متوجه می شوید که زمان های بسیار زیادی از روز را صرف این تماس های تلفنی کرده اید.

به همین دلیل نیاز است تا نه گفتن را یاد بگیریم، یا این که حداقل واژه نه را به همراه واژه ی بله به کار ببریم تا مجبور نشویم به تمامی درخواست هایی که برای برقراری تماس های تلفنی وجود دارد پاسخ دهیم و با آن ها در خصوص چیزی که در دست دارند صحیت کنیم. برخی موارد به تماس تلفنی نیاز دارند در حالی که مابقی موارد الزاما به تماس تلفنی نیاز ندارند. در نتیجه در نظر داشته باشید که شاید این تماس های تلفنی به عنوان بخشی از وظیفه ی طرف مقابل تلقی شوند، اما الزاما شما وظیفه ای برای پاسخ گویی به آن ها ندارید. زمان شما بیش از همه به افرادی تعلق دارد که در کنار شما و در شرکت شما مشغول به فعالیت هستند، نه دیگر افرادی که الزام به برقراری تماس با شما و استفاده از وقت شما را دارند.

برنامه های مربوط به جلسه ها و قرار های ملاقات تان را مشخص کنید.

به یاد دارید که پیش از این گفتم که ایمیل ها یکی از وقت گیر ترین و زمان بر ترین مواردی است که در حین کار در محیط کار می توانند وقت شما را درگیر کنند؟ جلسه ها و قرار ملاقات ها در این خصوص از ایمیل ها هم پیشی گرفته اند، چرا که علاوه بر زمان، لذت و شادی را نیز از بین می برند. جلسه های ملاقات به نوبه ی خود برای تنظیم شدن و برنامه ریزی شدن شان حجم بالایی از تماس های تلفنی و ایمیل ها را به همراه دارند که همه ی این ها می توانند به صورت گزافی ساعت های مفید کاری را درگیر کرده و از میان ببرند. البته درست مانند تماس های تلفنی و ایمیل ها نیز، برخی از جلسه ها و قرار های ملاقات ضروری و کاربردی هستند و برای پیشبرد کار مورد نیاز اند. اما جلسات در بسیاری از موارد می توانند خود مشکل ساز شوند، زمانی که نیاز به رفع سریع و پاسخ گویی بلافاصله به برخی از موارد و مشکلات وجود دارد. صرف زمان برای جلسات و قرار های ملاقات این حس را ایجاد می کند که شما کاری را انجام داده اید و آن را تکمیل کرده اید، حتی در صورتی که هیچ تصمیمی در این جلسه اتخاذ نکرده باشید.

اما باید از جلسه ها و قرار ملاقات های غیر ضروری خودداری کنید. این رویکردی بسیار ساده است. تنها باید ببینید که آیا این جلسه قرار است هدفی را دنبال کند یا مشکلی را برطرف سازد؟ آیا این جلسه کاری را تکمیل می کند؟ آیا باعث شادی و لذت شما می شوند؟ در صورتی که پاسخ به این سوال ها منفی است، پس آن ها را کنسل کرده و کنار بگذارید. این امر به این معنی نیست که شما و اعضای تیم تان نمی توانید در خارج از فرم جلسه های معمول و رسمی با هم ملاقات داشته باشید و در خصوص کار تان با هم تعامل لازم را داشته باشید، یا این که دیگران در صورت نیاز نمی توانند همدیگر را ملاقات کنند. برای راحتی روح و روان خود و همچنین به خاطر احترام قائل شدن برای وقت و زمان ارزشمند تان، تنها جلسه ها و قرار های ملاقاتی را تنظیم کنید که واقعا به آن ها نیاز دارید و در این خصوص نیز محدوده های زمانی لازم را تعیین نمایید.

این نکته ها الزاما نباید در خصوص همه ی افراد صادق باشند و همه ی افراد الزاما این موارد را دنبال کنند، در واقع باید افکاری مشابه این موارد را داشته باشید یا توصیه هایی شبیه این توصیه ها را بشنوید و آن ها را دنبال کنید، حتی اگر الزاما همه ی آن ها را دنبال نکنید و انجام ندهید.  امیدوارم که این موارد و توصیه ها بتوانند در راستای تقویت افکار شما عمل کنند تا در خصوص بهینه سازی روز کاری تان اقدامی را انجام دهید. به نحوی که بتوانید با کار کم تر و فشا کم تر، کار های بیش تری را تکمیل کرده و انجام دهید.

منبع: FORBES
ترجمه شده در گروه مجله بیستک به قلم  رویا رجایی