از برخی جهات، این داستان همه گیری کرونا ویروس، رویکرد جدایی بین محیط کار و کارهای خانه را تحت تاثیر قرار داده است. این تغییری که موجب ادغام و تعامل بین کار و زندگی شده است ممکن است مسیر جدیدی را در کسب و کار ها و نحوه ی کار کردن افراد به وجود آورد. این تغییر ایجاد شده ممکن است برای همیشه نیز باقی بماند و در آینده نیز شاهد استفاده از این روش خواهیم بود.
حال که روش های کار کردن تغییر کرده است، یافتن یکسری راه ها و روش ها جهت “پرورش کارمندان“، آن هم زمانی که فرصت های فردی و نزدیک شدن به کارمندان در حد صفر است و این همه محدودیت وجود دارد، کار دشواری به نظر می رسد و به تلاش های بسیار زیاد و تفکر بسیار پیشرفته نیاز دارد.
در نتیجه در ادامه به شما پنج راه را معرفی می کنیم که به واسطه ی آن ها می توانید از تیم خود در طول این همه گیری جهانی و همچنین دوران بعد از آن محافظت کنید.
۱. یک برنامه تربیتی و پرورشی را جهت استخدام مجازی کارمندان تان ایجاد کنید
یکی از مسائل و مشکلاتی که در این خصوص وجود دارد، پرورش صحیح کارمندان در حالتی است آن ها به صورت مجازی استخدام شده و مشغول به کار شده اند. در واقع هماهنگ سازی آن ها با فرهنگ و قوانین شرکت درست مانند حالت نرمال، کار دشواری است. در نتیجه باید از راهکار ها و ایده هایی جهت پرورش کارمندان تازه استخدام شده بهره برد تا بتوان به صورت کاملا موثر آن ها را با فضای شرکت تطبیق داد.
در این جا چند ایده را برای شما ارائه می دهیم که به واسطه ی آن ها می توانید به صورت موفقیت آمیز تری کارکنان تازه استخدام شده ی خود را با سازمان و شرکت تان هماهنگ ساخته و تعامل لازم را بین آن ها ایجاد نمایید، حتی در صورتی که شاید آن ها را رو در رو نیز ملاقات نکرده باشید.
قبل از این که به صورت رسمی فعالیت کارمند جدید شرکت آغاز شود:
- کارمند جدید خود را به کل تیم معرفی کرده و خبر عضویت او را به کل تیم بخشنامه کنید.
- برای کارمند جدید مورد نظر، یک پکیج خوش آمد گویی را آماده کرده و آن را ارسال کنید. این پکیج می تواند شامل هدایای تبلیغاتی مرتبط با شرکت مانند ماگ با آرم شرکت، کیسه های خرید با لوگوی شرکت یا یک تی شرت مختص برند شرکت شما باشد. به همراه این موارد می توانید دفترچه هایی را حاوی اطلاعات مرتبط با شرکت نیز ارسال کنید و کارمند جدید را از قوانین شرکت، خط و مشی های سازمانی و برنامه های رشد و توسعه ی شرکت و مواردی از این دست مطلع بسازید.
در روز اول شروع به کار رسمی کارمند جدید:
- فردی را برای برگزاری یک جلسه مجازی با کارمند مورد نظر تعیین کرده و آن را به او معرفی کنید. کسی که کارمند جدید بتواند سوالات و نگرانی های خود را با او در میان بگذارد.
- بهتر است به منظور پرورش کارمندان جدید خود در روز اول کاری شان، یک جلسه ی کوتاه را با اعضای تیم ترتیب دهید تا همکاران و اعضای دیگر تیم به فرد تازه وارد خوش آمد بگویند و کارمند تازه وارد بتواند هم تیمی های خود را مشاهده کرده و چهره و نام آن ها را به خاطر بسپارد. برنامه ریزی این جلسه بر عهده شما خواهد بود.
در طول هفته ی اول شروع به فعالیت کارمند جدید:
- بهتر است در طول هفته ی نخست شروع به کار، یک جلسه ی ناهار را به صورت مجازی برنامه ریزی کنید تا کارمند تازه استخدام شده به همراه رییس و اعضای تیم خود یک جلسه ی ناهار داشته باشد.
- یک تور مجازی را برای معرفی کامل دپارتمان مربوطه و کارهایی که در آن جا انجام می شود را برنامه ریزی کنید تا اعضای تیم علاوه بر معرفی خودشان به کارمند جدید، نحوه ی کار و رویکرد های سازمان را نیز به کارمند جدید انتقال دهند.
۲. کارمندان خود را جهت ردیابی و دنبال کردن دستاورد های شان ترغیب کنید
یکی از موارد دیگری که در موفقیت آمیز بودن تربیت کارمندان تازه استخدام شده حائز اهمیت است، ترغیب آن ها به دنبال کردن دقیق دستاورد های کاری شان است. در این خصوص نیز باید آن ها را ترغیب کنید تا به دقت دستاورد ها و کارهایی که انجام داده اند را دنبال کرده و آن ها را ثبت کنند.
شاید در حالت عادی این کار در زمانی که جلسه های حضوری به صورت کنفرانس برگزار می شود عملی تر به نظر بیاید و بیش تر بتوان در خصوص آن ها صحبت کرد، در حالی که باز هم عملی کردن و اجرای آن به صورت منظم کار دشواری است. اما این کار در جلسه های مجازی هفتگی سخت تر هم می شود. با این حال باید آن ها را ترغیب کرد تا حتی در جلسه های ویدئویی مجازی هفتگی نیز در خصوص کار هایی که انجام داده اند و دستاورد هایی که به دست آورده اند، صحبت کنند.
در نتیجه بهتر است به آن ها کمک کنید تا با استفاده از برنامه های مختلف و پلتفرم هایی مانند Google Doc یا مواردی از این دست، فایل هایی را از کارهایی که انجام داده اند و دستاوردهایی که حاصل شده است، تهیه کرده و به شما ارائه دهند. این رویکرد ها باعث می شوند تا به آسانی و به دقت کارمندان بتوانند عملکرد های خود را در زمان واقعی به شما ارائه دهند. اهمیت انجام این کار این است که کارمندان بتوانند برد ها و دستاورد های خود را به دیگران نشان دهند. اگر این کار صورت نگیرد و موفقیت ها و بردهای یک کارمند دیده نشود، این برد ها از بین خواهند رفت و نادیده گرفته می شوند.
در نتیجه در مسیر پرورش کارمندان تان باید به آن ها بیاموزید که رویکرد ها و معیار های موفقیت شان را به دقت و فعالانه دنبال کنند. از همه مهم تر این که به آن ها بیاموزید که باید برد ها و موفقیت های خود را به دقت ثبت کرده و به دیگران نشان دهند.
در ادامه به مواردی اشاره می کنیم که برای شروع کارمندان می توانند آن ها را دنبال کرده و ردیابی کنند:
- چگونه آن ها می توانند در صورت بروز یک موقعیت دشوار با همکار خود یا با مشتریان شان، مساله ایجاد شده را برطرف کرده و حل کنند ( به صورت خاص چه اقداماتی را در پیش می گیرند؟ ).
- چگونه و از چه طریقی توانسته اند یک کار یا یک پروژه ای که موجب بروز تحول در جریان کاری تیمی یا سازمانی شده است را تکمیل کنند.
- چگونه توانسته اند یک روز را طی کنند، مسائل را حل کنند یا از مشتریان پشتیبانی کنند.
۳. آموزش و یادگیری برنامه های حرفه ای رشد و توسعه را اجباری کنید
قدم اصلی در راستای پرورش کارمندان جدید در محیط کار، آموزش دائمی آن ها است، چرا که تکنولوژی دائما در حال پیشرفت و تکامل است. در نتیجه کارکنان شرکت های بزرگ باید دائما در حال آموزش باشند و هر ساله آموزش های لازم را ببینند.
شاید فکر کنید که تنها عده ی محدودی از کارمندان از جمله حسابرسان نیاز به آموزش های سالانه دارند. اما باید این نکته را خاطر نشان کرده که بدون هیچ استثنایی، تمامی کارمندان حاضر در شرکت ها و سازمان های مختلف نیاز به آموزش های مداوم و به روز شده دارند تا بتوانند مهارت های خود را متناسب با تغییرات ایجاد شده در فناوری و دنیای کسب و کار، به روز کنند.
این آموزش ها و دوره های آموزشی پیشرفت و توسعه ی کاری می تواند شامل موارد متعددی همچون اعتبار نامه های آموزشی حرفه ای، دوره های مجازی و برقراری ارتباط موثر، برنامه های توسعه ی شغلی و نحوه ی گزارش کار شغلی باشد. این گواهی ها به صورت معتبر و کدگذاری شده به کارمندانی که دوره های آموزشی را پشت سر گذاشته اند داده می شود.
طیف گسترده ای از دوره های آموزشی وجود دارد و گزینه های متعددی پیش روی شما و کارمندان تان است. اما از طرفی نکته ای که وجود دارد این است که چطور می توانید مطمئن شوید که کارمندان شما به صورت کامل دوره های آموزشی را پشت سر گذاشته اند و آن را تکمیل کرده اند.
خصوصا زمانی که آن ها نزد شما می آیند و برای هزینه های مربوط به دوره ها و کلاس های آموزشی شان از شما درخواست کمک هزینه می کنند. در نتیجه چگونه می توان این آموزش ها را درون سازمان جای گذاری و اجرا کرد تا بتوان کاملا روی آن ها نظارت داشت؟
۴. برطرف کردن موانعی که برای تحرکات داخلی وجود دارد
یک نظرسنجی صورت گرفته در سال ۲۰۱۹ توسط JUST Capital و دانشگاه شیکاگو، از بیش از ۴ هزار نفر آمریکایی در خصوص مقایسه ی ۲۹ مشکل متفاوت کسب و کار ها سوال پرسید و نظر سنجی کرد. سپس آن ها این مشکلات را بر اساس اولویت های شان دسته بندی کردند. نکته ی کلیدی که در این خصوص قابل توجه بود این موارد بودند: آمریکایی ها مشکلات مربوط به کارگران، مسائل پرداخت دستمزد ها، مزایا و درمان را در راس گزینه های خود قرار دادند. اما باید گفت که در این لیست، رشد و توسعه ی شغلی در جریان رتبه ی ششم را در بین کارگران به خود اختصاص داده بود.
در نتیجه اگر به دنبال پرورش کارمندان خود به نحو احسنت هستید، باید ببینید که آیا سازمان شما تحرکات داخلی را فراهم می آورد؟ آیا شما به کارمندان خود این اجازه را می دهید ( حتی در مواردی آن ها را تشویق می کنید ) تا به صورت آزادانه در شرکت از جایی به جایی دیگر بروند؟ یا این که همیشه در نقشی که برای آن ها در شرکت انتخاب شده است گیر افتاده اند و امکان تحرک آزادانه در شرکت را ندارند؟
در دنیای والت دیزنی، من به عنوان نماینده ی جوانان مسئول استخدام افراد و نیرو های تازه کار جهت بخش های تفریحی بودم. در واقع، اساسا وظیفه ی من استخدام محافظان و نگهبانان و همچنین مهمان داران بود. علاوه بر این باید غذا ها و وسایل پذیرایی را نیز محیا می کردم. این شغل برای من با هر معیاری، یک شغل رویایی محسوب می شد.
در آن شرایط تنها یک شغل وجود داشت که من آن را بیش تر از این می خواستم. در واقع من هیچ شرمندگی و خجالتی بابت این شغل نداشتم، همه این موضوع را می دانستند. در نتیجه زمانی که پستی برای نمایندگی پذیرش و جذب بازیگری کالج منتشر شد، من آروز داشتم تا آن فردی باشم که برای استخدام دانش آموزان جهت برنامه ی کالج دیزنی به آن جا بروم.
در نتیجه یک روز که به سر کار رفتم، برگه ای را روی میز خود دیدم که یک چهره ی خندان روی آن بود و یادداشتی نیز از جانب رئیسم روی آن نوشته شده بود. او نوشته بود که این موقعیت شغلی را به دست آوردی و می توانی این کار را به عهده بگیری. همان طور که دیدید، دیزنی مدیران خود را تشویق می کرد تا به دنبال فرصت های موجود بگردند و از این طریق به رشد افراد خود کمک کنند. در نتیجه اگر هدف شما مراقبت از کارمندان تان است، ببینید که چطور می توانید چنین موقعیت هایی را برای افراد خود ایجاد کنید و به آن ها کمک کنید؟
۵. سرویس های جا به جایی و تحول شغلی را فراهم کنید
متاسفانه در ماه های اخیر، متاثر از شرایط ایجاد شده میلیون ها نفر، از جمله ۴۰ میلیون مورد بیکاری در آمریکا گزارش شده است. کار ها و شغل های مختلف در حال حاضر به صورت معلق درآمده اند و کارها جریان روتین خود را ندارند. اما شاید این موقعیت فرصت خوبی برای شرکت شما باشد تا با تعلیق و مرخصی دادن به کارمندان خود به آن ها این امکان را بدهد تا در این دوره به دنبال یک موقعیت شغلی جدید بوده و کارفرمایان تازه ای را برای خود بیابند. این رویکرد نیز در راستای پرورش کارمندان تان است و شما با این کار و ارائه ی این خدمات، جا به جایی و تحول شغلی را برای آن ها آسان تر می کنید.
این که از کارمندان خود هنگامی که وارد شرکت شما می شوند و جلوی درب ورودی شرکت شما هستند، مراقبت کنید یک چیز است، اما مراقبت کردن از آن ها زمانی که می خواهند شرکت شما را ترک کنند، موضوع دیگری است. اگر هدف شما مراقبت از کارمندان تان است، باید در آن ها اعتماد لازم را ایجاد کرده و تا جایی که می توانید در مسیر زندگی آن ها، به آن ها کمک کنید. با این کار شما می توانید علاوه بر نیرو های کاری که قصد تعدیل آن ها را دارید، از کارمندان باقی مانده و کارمندانی که قصد جذب آن ها را دارید، محافظت کنید. چرا که آن ها متوجه می شوند که شما به عنوان کارفرما، همیشه مراقب آن ها هستید و از آن ها حتی در زمینه ایجاد تغییر و تحولات شغلی نیز حمایت می کنید.
منبع: FORBES
ترجمه شده در گروه مجله بیستک به قلم رویا رجایی
بارگذاری ...
