من معمولا همیشه از برنامه ریزی کردن و طبق برنامه پیش رفتن متنفر بودم. از نظر من برنامه ها همیشه خسته کننده و محصور کننده اند و انسان را در محدودیت قرار می دهند.  من همیشه فکر می کردم که اغلب کارآفرین های خلاق و کارامد می توانند همیشه کارهایی که می خواهند را همان طور که می خواهند و در هر زمانی که می خواهند انجام دهند. نظر من در این خصوص به ایده ی یک نویسنده جلب شده بود که ایده ی او بر اساس نوشتن در اواخر شب در یک کافه بود.

پیروی کردن از یک برنامه منظم

در زندگی مداخلات و مشکلاتی وجود دارد. به عبارت دیگر، من بچه داشتم و مانند دیگر افراد شاغل، من نیز شغلی داشتم که مجبور بودم بر این اساس هر روز صبح راس ساعت ۹ صبح از خواب برخیزم. از آن جا بود که فهمیدم یک برنامه ریزی بیش تر از این که محدود کننده و آزار دهنده باشد، می تواند باعث رهایی و آزادی شود.

در واقع با برنامه ریزی، زمانی که دقیقا می دانید چه کاری را باید انجام دهید و در چه زمانی باید برای انجام کاری اقدام کنید، این امر باعث می شود که از وقت گذاشتن برای کار های جانبی و بی مورد اجتناب کنید و وارد مسیر های اشتباه نشوید، به این ترتیب از زمان های باقی مانده برای انجام برخی از کار های مهم نیز غافل نمی شوید. یک برنامه ریزی خوب و مناسب به افراد کمک خواهد کرد تا بیش ترین کارایی را در روز خود داشته باشند و بتوانند بهترین عملکرد را در یک روز داشته باشند. طبق گفته ی Stephen R. Covey ” نکته ی کلیدی اصلی سپری شدن زمان نیست، سرمایه گذاری روی وقت است “.

با این اوصاف چگونه شما می توانید خودتان را به گونه ای هماهنگ و تنظیم کنید که به خوبی بتوانید از یک برنامه ریزی پیروی کنید و آن را دنبال کنید؟ در ادامه مسیر هایی که می توانید بر این اساس خود را مقید به پیروی کردن از یک برنامه کنید را به شما ارائه می دهیم.

برنامه ریزی خود را حول محور ارزش هایی که برای شما وجود دارد، انجام دهید

ارزش هایی که در خصوص شما مطرح می شود، بدون شک  فقط در خصوص شما صادق هستند و برای شما مطرح می شوند. برای مثال، شاید راحتی و امنیت برای شما در اولویت باشد و برای شما این موارد ارزش بالایی را داشته باشند، در نتیجه کار هایی مانند پرداخت صورت حساب ها یا کارهایی که با این موارد در ارتباط هستند، برای شما در درجه بالایی از اولویت قرار می گیرد و بر همین اساس بخش عمده برنامه ریزی های شما مربوط به این موارد می شود. به صورت مشابه، در صورتی که اولویت شما خانواده باشد و سپری کردن وقت با خانواده برای شما در اولویت باشد و ارزش محسوب شود، باید این کار ها و فعالیت ها را در برنامه ی خود وارد کنید و بر این اساس برنامه ریزی نمایید. در واقع، برنامه ریزی شما همیشه بر اساس موارد و کار هایی است که بیش ترین ارزش و اهمیت را برای شما دارند.

اگر که کار های خلاقانه برای شما در ارزش و اولویت هستند، در نتیجه برنامه ریزی شما باید برنامه های تمرینی پیوسته و بدون وقفه را شامل شود. در مواردی که سرعت، استقامت و قدرت بدنی برای شما در اولویت و ارزش باشد، برنامه ی شما باید روی برنامه های تمرینی و بدنی مانند یوگا و تمرینات و اقدامات سلامتی متمرکز باشد و بر همین اساس نیز باید برنامه ریزی خود را در این راستا پیش ببرید.

به هیچ عنوان نباید بیش از حد بزرگ فکر کنید و اهداف و برنامه ریزی های بسیار بزرگی را در سر داشته باشید. نمی توانید همه ی کار ها را با هم انجام داد. طبق گفته ی Oprah Winfrey؛” همه ی این کار ها را می توانید انجام دهید. فقط نمی توان همه ی این کار ها را یک جا با هم انجام داد “.

داشتن فهم و درک کامل از آن چه که برای شما ارزشمند است و در اولویت قرار دارد به شما کمک خواهد کرد تا یک برنامه ریزی ایده آل را بر اساس هر آن چه که می خواهید انجام دهید و ترجیح می دهید زمان خود را برای انجام آن صرف کنید، طراحی و انجام دهید. بر این اساس، در صورتی که فردی از شما چیزی بر خلاف هر آن چه که برای شما ارزش دارد را از شما تقاضا نماید، می توانید به راحتی و بدون عذری پاسخ منفی دهید.

خودتان را به خوبی بررسی و ردیابی نمایید

ارنست همینگوی، نویسنده معروف، به این شهرت داشت که همیشه تابلوی بزرگی را در کنار محلی که در آن جا کتاب خود را می نوشت، نگه می داشت و تعداد کلمه هایی که در روز می نوشت را در آن جا یادداشت می کرد. بر این اساس ردیابی تعداد کلماتی که در هر روز تولید می کرد را انجام می داد.

یادداشت کردن خروجی و کارایی خودتان در یک برگه یا دفترچه ی یادداشت راه بسیار خوبی برای ردیابی نحوه عملکردتان است و به این ترتیب می توانید به خوبی فعالیت و بازده خود را محاسبه نمایید. برای مثال، برای همین منظور حتی شما می توانید از برنامه هایی مانند Rescue Time نیز استفاده کنید تا از این طریق مدت زمانی که با کامپیوتر خود کار می کنید را بررسی و ردیابی کنید، همچنین مدت زمانی که برای بازدید هر وب سایت صرف می کنید را نیز به دست بیاورید.

این که شما خودتان را به صورت کمی نیز بررسی کنید به شما این امکان را می دهد که ببینید آیا به قدر کافی در خصوص میزان کارایی و خروجی خود رو راست بوده اید یا خیر و بر همین اساس برنامه ریزی خود را پیش ببرید و در این خصوص اقدامی را انجام دهید. برای مثال، امروز چند کلمه نوشته اید؟ چه مدت زمانی را صرف نواختن گیتار کرده اید؟ چه تعداد از مباحث و تمرین های مربوط به درس هایی که تا کنون خوانده اید را کامل کرده اید؟

علاوه بر این، این ایده نیز می تواند نتیجه بخش باشد تا در صورتی که کاری را به درستی انجام داده اید و دقیقا مطابق خروجی مورد نظرتان پیش رفته اید، برای این نتیجه به خودتان پاداش دهید. به عبارت دیگر، رفتار و عملکرد درست خود را به این طریق تقویت کنید و به خودتان انگیزه دهید. بعد از همه ی این موارد در نظر داشته باشید که ما ربات نیستیم. برای مثال، در صورتی که شما یک پروژه ی چالش برانگیز را به موقع به اتمام رساندید، خود و خانواده تان را به یک وعده عالی در یک رستوران خوب دعوت کنید.

 بی نظمی و مسیرهای انحرافی برنامه خود را تعیین کرده و در این خصوص سخت گیری های لازم را نشان دهید

به محض این که شما با کمک برنامه ریزی که انجام دادید، مشخص کردید که وقت تان به چه شکلی سپری می شود، زمان آن رسیده تا بر همین اساس تا جایی که امکان دارد، نشتی ها و وقت تلفی های موجود در برنامه ریزی خود را شناسایی کرده و آن ها را برطرف بسازید. برای مثال، در صورتی که بخش عمده ای از زمان خود را در شبکه های اجتماعی تلف می کنید یا این که زمان زیادی را صرف خواندن اخبار می کنید، در این صورت به شما توصیه می کنیم از برنامه ها و نرم افزار های مسدود کننده ی برخی از وب سایت ها مانند Freedom استفاده کنید تا به این طریق دسترسی خود را به این دسته از سایت ها محدود کنید.

در کنار همه ی این موارد، تهیه ی لیستی شامل، توقف، شروع و ادامه ی هر آن چه که می خواهید روی آن کار کنید یا در حال انجام آن هستید نیز می تواند بسیار کمک کننده و مفید باشد. تنها برای مدت یک ماه روی هر چیزی که زمان خود را صرف آن می کنید، تمرکز کنید و آن ها را تعیین نمایید. معمولا در این موارد تصمیم گیری برای هر آن چه که از قبل انجام داده اید کار آسان تری است، چرا که همیشه موارد و کار هایی که با آن ها آشنایی دارید، بسیار راحت تر است. بنابراین همیشه پروژه های جدید و نا آشنا در لیست شروع قرار می گیرند.

تصمیم گیری در خصوص این که انجام چه کاری را  متوقف کنید، همیشه سخت تر است.  این امر خصوصا در مورد کار هایی که از انجام دادن آن ها لذت می بریم بسیار سخت و دشوار است. به هر حال نشان دادن بی رحم و سخت گیر بودن در خصوص انجام دادن یا ندادن برخی از کار ها به این بستگی دارد که آیا کاری که انجام می دهید و زمانی که برای آن صرف می کنید، شما را به سمت هدف تان پیش می برد یا این که شما را از رسیدن به هدف تان دور می کند. برای مثال، ممکن است شما مجبور شوید که یک پروژه ی تجاری هیجان انگیز و سرگرم کننده اما زمان بر را کنار بگذارید، چرا که این پروژه تنها بخش کوچکی از درآمد ماهانه را تامین می کند و سود و بازده آنچنانی را به همراه ندارد.

در نهایت، یک برنامه ریزی خوب به این بستگی دارد که شما می خواهید زمان خود را صرف انجام دادن چه کار هایی کنید، که این کار ها بر اساس آن چه که توسط شما ارزش گذاری می شود، تعیین می گردد. گاهی اوقات میان آرزوها و آن چه که واقعیت دارد، شکاف و فاصله ی بسیار بزرگی وجود دارد، اما پل زدن بین این ها به شما برای کارامدی هر چه بیش تر و دستیابی به هر آن چه که به دنبالش هستید، کمک خواهد کرد.

 
 
منبع: FORBES
ترجمه شده در گروه مجله بیستک به قلم  رویا رجایی