به عنوان رییس آژانس بازاریابی تجربی، من بیش تر از هر کسی می توانم رویداد های مختلف را درک کنم و بفهمم. درست مانند بسیاری از افراد دیگر، شرکت من نیز تصمیم گیری سختی را در خصوص به تاخیر انداختن رویداد مورد نظر یا برگزاری آن به صورت یک تجربه مجازی پیش رو داشت. در حالی که هنوز هم رویداد های حضوری بهترین راه برای برقراری ارتباط با مشتریان و جذب آن ها و ایجاد معاملات مختلف محسوب می شود و برای همیشه نیز این حالت پابرجا خواهد ماند، اما با این حال وبینار ها و دیگر تجربیات مجازی  نیز بعد از آن ها بیش ترین اثر بخشی را داشته  و درست نزدیک به آن ها قرار دارند.

تجربه ارتباط انسانی مجازی

با وجودی که رویداد های حضوری مزیت های فوق العاده زیادی دارند اما با این وجود محدودیت هایی نیز برای آن ها وجود دارد:

  • آن ها معمولا گران تر و پر هزینه تر هستند و به منابع کافی نیاز دارند. هماهنگی سالن های برگزاری، پذیرایی ها، فیلم برداری و هماهنگی های بسیار بالایی که نیاز دارند، همگی هزینه بر هستند.
  • جمع آوری داده ها و اطلاعات مورد نیاز به سختی صورت می گیرد، گاهی اوقات ردیابی میزان ROI مورد نظر دشوار است. ممکن است که تیم شما نحوه و میزان حضور شرکت کننده ها را بررسی کنند اما با این حال هیچ راهی برای بررسی چگونگی تعامل و مشارکت آن ها وجود ندارد. این که آیا آن ها در تمامی جلسه ها حضور داشتند؟ آیا سوالی پرسیدند؟ در واقع بررسی و دنبال کردن هر رویکرد و کاری که شرکت کننده ها در طول کمپین شما انجام داده اند تقریبا امری غیر ممکن به نظر می رسد.
  • پیش بینی میزان حضور شرکت کننده ها در کمپین مورد نظر بسیار سخت است. حضور شرکت کننده ها در کمپین ها به شدت تحت تاثیر عوامل متفاوتی مانند شرایط آب و هوایی آن روز، تایم برگزاری در هفته، فاصله آن ها از محل برگزاری و اتفاقات غیر قابل پیش بینی متعددی مانند همین شیوع ویروس قرار دارد.
  • رویداد ها و کمپین های حضوری به شدت تحت تاثیر شرایط اقتصادی هستند. شرکت کردن و حضور یافتن در یک کمپین می تواند هزینه بر و گران باشد. در صورتی که شرکت کننده های شما برای حضور یافتن و شرکت در کمیپن شما نیاز به مسافرت کردن داشته باشند، آن ها نیاز به رزرو پرواز خواهند داشت، علاوه بر این به رزرو هتل و حتی صرف هزینه برای وعده های غذایی نیز نیاز خواهند داشت. اما دستیابی و امکان خرید برای همچین کار های هزینه بری همیشه کار آسانی نیست. با برگزاری کمپین های مجازی تنها هزینه ای که شرکت کننده ها باید متحمل شوند، هزینه بلیط آن هم در صورت نیاز خواهد بود.

در طرف مقابل اما رویکرد های دیجیتالی نیز همیشه آسان نبوده اند. در ادامه پنج قدم اساسی را به شما معرفی می کنیم تا مطمئن شوید که رویداد مجازی شما با موفقیت پیش می رود و با شکست مواجه  نمی شود.

۱. خلاق باشید

اغلب موارد راه های بسیار متعدد و متفاوتی وجود دارد که می توانید از طریق آن ها به صورت مجازی با مخاطبان تان تعامل لازم را داشته باشید. مشخصه ی مشترک پلتفرم های دیجیتالی شامل گزینه نظرسنجی مخاطبان، قابلیت های چت کردن و گزینه ای برای مطرح کردن سوالات آن ها به شیوه ای درست می شود.

در حالی که تمامی این موارد کاملا از طریق رویداد های حضوری نیز امکان پذیر هستند اما شما نمی توانید به سرعت و بلافاصله تمامی نتایجی که به صورت آنلاین شاهد آن هستید را در رویداد های حضوری نیز به اشتراک بگذارید ( به عنوان مثال گراف های نمایش خلاصه نظرسنجی های مخاطبان به سرعت بعد از توزیع آن ها ). این رویکرد می تواند به شما علاوه بر این که امکان شروع یک مکالمه خوب با مشتریان را می دهد، یک دیدگاه عالی در خصوص مخاطبانی که با آن ها صحبت می کنید را نیز به شما ارائه دهد.

۲. برنامه ریزی رو به جلو داشته باشید

به خودتان زمان زیادی برای رهبری و پیشروی تجربه های مجازی تان بدهید. زمانی که طول می کشد تا رویدادتان را ترتیب دهید را در نظر بگیرید و زمانی که شروع به تبلیغات می کنید این نکته را به خاطر داشته باشید. آخرین چیزی که شما خواهان آن هستید از دست دادن مخاطبان بالقوه به دلیل زمان بندی کوتاه و نامناسب است ( همچنین تلاش های بی نتیجه ای که به دلیل برنامه ریزی های ضعیف صورت می گیرد نیز می تواند منجر به از دست دادن مخاطبان هدف شوند ).

۳. ارائه دهندگان و سخنگو های تان را آماده کنید

یکی از بخش های مهمی که در یک تجربه مجازی اهمیت دارد، آماده بودن افرادی است که قرار است در این رویداد مجازی صحبت کنند. این تمرین های مربوط به کمپین مجازی معمولا از یک هفته قبل از شروع رویداد مربوطه آغاز می شوند و باید آن را برنامه ریزی کنید. سخنگو ها و ارائه دهندگان تان را به خوبی با فضای پلتفرم های دیجیتال تان آشنا کنید و همیشه هم برای بدترین ها آماده باشید. به گوینده های تان آموزش دهید که چگونه می توانند به بهترین شکل ممکن با مخاطبان مجازی از طریق نظرسنجی، پرسش نامه ها و ابزار های پرسش و پاسخ در شبکه های اجتماعی ارتباط برقرار کنند.

۴. فیدبک های موجود را دریافت کنید

شما مدت زمان بسیار زیادی را صرف رویداد تان کرده اید، اکنون زمان آن است تا فیدبک های لازم را جمع آوری کنید و از آن ها برای بهبود هر لحظه تان استفاده کنید. یک نظرسنجی و پرسش نامه را در خصوص رویداد تان بفرستید تا ببینید که در چه جا هایی موفقیت آمیز عمل کرده اید و چه جاهایی را می توانید در برنامه های بعدی خود بهبود ببخشید. یکی از سوالات مورد علاقه ی من این است که بپرسم تمایل دارید در رویداد های آینده در خصوص چه عنوان هایی بحث و گفت و گو داشته باشیم؟ شرکت کنندگان شما به واسطه ی فیدبک هایی که به شما می دهند به شما کمک خواهند کرد تا دستورالعمل های لازم برای رویداد های آینده تان را به دست آورده و تهیه کنید.

۵. پیگیری کنید

فایل های ضبط شده ی مربوط به رویدادی که برگزار کرده اید را با شرکت کنندگان تان به اشتراک بگذارید. برخی از آن ها شاید شرایط حضور و شرکت در رویداد را نداشته اند و این راه یک رویکرد عالی برای همراه کردن مجدد آن ها با خودتان است. همچنین می توانید رویداد های مجازی بعدی خود را نیز به این طریق تبلیغ کنید.

شاید در نگاه اول برنامه ریزی و تکمیل تمامی این نکات و تغییر کردن از سمت رویداد های حضوری که مدت ها برای آن ها برنامه ریزی کرده اید و روی آن ها سرمایه گذاری کرده اید و رفتن به سمت رویداد های مجازی کار سختی به نظر بیاید. اما در این مسیر شما تنها نیستید. خوشبختانه، تکنولوژی انجام این کار ها را از همیشه آسان تر کرده است.

هر سال ما برای ارتقای آگاهی و دانش زنان از علم داده و گردآوری آن ها در قالب یک جامعه رویدادی را برگزار می کنیم. این رویدادی است که من همیشه مشتاقانه در انتظار آن هستم. ولی مانند هر کس دیگری ما مجبور به برنامه ریزی مجدد این رویداد هستیم. علاوه بر این ما دریافتیم که در این زمان که جامعه بیش تر از هر وقت دیگری به ارتباط داشتن نیاز دارد، ما می توانیم رویداد هایی را به صورت کنفرانس های نیم روزه ی مجازی برگزار کنیم.

در یک زمان بسیار کوتاه، ما توانستیم با سخنگو ها و ارائه دهندگان مان ارتباط برقرار کنیم و آن ها را برای حضور در رویداد های مجازی آماده کنیم. آن ها از این که می توانستند محتوایی که آماده کرده بودند را به صورت مجازی ارائه داده و به اشتراک بگذارند، بسیار خوشحال هم بودند. به صورت خلاصه، این رویکرد و این شرایط، دنیای تازه ای را به روی ما باز کرده است که در آن جا با طیف وسیعی از فرصت های مجازی در این دنیای جدید مواجه هستیم. ما با کمک ایده های خلاقانه ای همچون ساعات شاد مجازی، چت های توییتری، وبینار ها و کنفرانس های مجازی میزان دسترسی به مخاطبان مان و دستیابی به اهداف مان را گسترش دهیم.

تغییر کردن هیچ وقت آسان نیست، اما در بیش تر مواقع فرصت های جدیدی را در اختیار شما خواهد گذاشت که می توانید به واسطه ی آن ها دسترسی های خود را گسترش دهید. در عصر کنونی، دیجیتالی پیش رفتن از همیشه آسان تر است و شما در استفاده و پیش رفتن با تکنولوژی که در دسترس هستند، هیچ محدودیتی ندارید. من امیدوارم که این رویکرد ها و نکات آزمایش شده به شما کمک کند تا یک پیشروی و تغییر ایمن و راحت را به سمت رویداد های دیجیتالی داشته باشید.

این مقاله توسط Anna Anisin بنیان گذار و مدیر Formulated. By در خصوص بررسی استراتژی های مشتری و توسعه کسب و کار نوشته شده است.
منبع: FORBES
ترجمه شده در گروه مجله بیستک به قلم  رویا رجایی